清理失控收件箱的6个快速提示

它发生在我们所有人身上: 您的电子邮件逐渐堆积成混乱的，类似Jenga的质量。有了所有的订阅、时事通讯、个人信息、垃圾邮件和与工作相关的电子邮件，如果你决定只处理一个，其余的就会在你身上翻滚。此外，你保证第二天会收到同样多的…

那为什么要麻烦呢？

信不信由你，这是一个完全正常的问题。普通人每天在收件箱中收到68封与工作相关的电子邮件，其中大部分都需要回复。

不仅您收到的电子邮件数量要征税，而且花费的时间也要征税。员工每周花费多达13个小时来管理电子邮件过载，在对3,200名员工的调查中，五分之一的受访者表示，他们在电子邮件上浪费的时间最多。幸运的是，这个问题有一个解决方案。

您可以通过实施以下六个实用技巧来清理收件箱并提高生产率:

1.完全忽略归档。

许多人认为这是组织电子邮件的一种实用方法，但是对于每天收到一百多封电子邮件的大多数人来说，这很快就变成了一个费力的过程。用于设置和维护文件夹的时间可以更有效地用于处理需要立即响应的电子邮件。

使用文件夹系统每天14分钟组织和查找电子邮件。您以前浪费在收件箱中滚动电子邮件的时间现在已转移到浪费在文件夹中滚动查找电子邮件的时间…

换句话说，这是毫无意义的。

2.两个字: 存档。

您是否阅读过电子邮件，不想删除它，但又不想在收件箱中徘徊？

存档。这是创建文件夹的一种更简单、更快的替代方法。存档不仅允许您从收件箱中删除电子邮件并将其存储在可访问的位置，还允许您将收件箱分为两组: 未读 (新电子邮件) 和紧急 (需要立即响应的电子邮件)。

现在，你可以找到一个特定的电子邮件比通过一堆废话排序要快得多。

3.培养你的搜索技能。

使用搜索选项查找特定电子邮件。这大大减少了浪费的时间。

尝试通过电子邮件的发件人进行搜索。来自该人的所有电子邮件的列表将在几秒钟内弹出。不记得是谁发的？通过关键字进行搜索会将您定向到针对该主题的每封电子邮件。只记得电子邮件中包含的附件吗？您也可以通过输入文件类型来搜索: pDF，JpEG，pNG，Docx，pages，Zip等。

4.停止使用电子邮件作为待办事项列表。

使用电子邮件进行任务管理可能是收件箱失控的最大罪魁祸首之一。在解决电子邮件和任务管理的问题时，亚历山德拉·塞缪尔 (Alexandra Samuel) 指出: “如果您将电子邮件和任务管理混为一谈，然后，交流的工作-阅读和回复您的消息-被您留在收件箱中的所有电子邮件所困扰，这样您就不会忘记处理它们。这种方法也使管理您的待办事项列表有问题: 当您需要快速确定接下来要执行的正确任务时，没有什么会像ping到收件箱中滚动旧邮件一样减慢您的速度。”

在电子邮件和你的工作之间来回来回不仅费时，而且还会耗尽任何提高工作效率的愿望。此外，在收件箱中整理电子邮件时已经浪费了足够的时间，那么为什么还要为火上浇油呢？

简单地说，电子邮件应该只用于交流和交流。

将电子邮件与任务管理分开，可以通过使员工专注于手头的任务来提高工作环境中的生产率。

5.取消订阅不必要的电子邮件列表。

首先，取消订阅与删除不是一回事。从订阅列表中删除电子邮件就像试图清除灰尘一样: 一旦清理干净，它就会回来。

每个人都犯了一个错误，即注册了一个太多的列表。花一些时间浏览并取消订阅您认为不必要的列表。如果您不确定是否要取消订阅特定列表，请还是这样做。

如果您没有时间进行取消订阅狂潮，则可以使用取消订阅服务来加快该过程。例如，UnrollMe是一款安全高效的应用程序，可通过收件箱进行过滤，显示所有订阅的列表，并为您提供立即取消订阅的选项-只需单击一下即可。这将极大地帮助您清理收件箱并摆脱未来的混乱。

6.做点整理。

既然您已经取消订阅了将来不相关的电子邮件，那么您可以将注意力集中在摆脱阻碍收件箱的旧电子邮件上。

浏览你的收件箱，删除任何超过30天的东西。如果您不确定是保留还是删除电子邮件，只需将其存档，以便您可以参考该电子邮件以供以后使用。

也许最有意义的事情之一就是看到自己的劳动成果: 例如，吸收刚刚被完全整理的空间的清洁度。电子邮件也是如此。

电子邮件是每个企业家工具带中的关键工具之一。失控的收件箱对您的业务造成的伤害比大多数人想象的要大。确保您的收件箱保持整洁和整洁，对您的业务成功至关重要。